3 podstawowe zasady wystawiania faktur online

Faktura to najczęściej stosowany dokument potwierdzający zawarcie danej transakcji między dwiema stronami. Może ona być wystawiana zarówno w formie papierowej, co było standardem dawniej, jak i w formie elektronicznej, z czego korzysta się obecnie najczęściej. 

Faktura online ma wiele zalet i z pewnością proces jej wystawiania jest dużo szybszy i łatwiejszy, niż ma to miejsce w przypadku zwykłej faktury w formie papierowej. Warto jednak pamiętać o tym, że wystawienie faktury online wymaga od osoby, które się tym zajmuje odpowiedniej wiedzy, umiejętności i doświadczenia. Należy więc wiedzieć, jak wygląda dokładnie proces wystawiania faktur online, jakie są najważniejsze zasady podczas wystawiania tego typu dokumentów oraz co powinna zawierać każda prawidłowo wystawiona faktura online?

3 najważniejsze zasady podczas wystawiania faktur online

Wystawiając fakturę, trzeba pamiętać o trzech bardzo ważnych kwestiach. Pierwszą z nich jest oczywiście dokładna data wystawienia faktury, co ma ogromne znaczenie w kwestii rozliczania podatku VAT. Faktura powinna zostać wystawiona w określonym terminie. Większość przedsiębiorców robi to praktycznie natychmiast po zakończonej dostawie lub usłudze. Według prawa dokument ten należy wystawić w terminie do 15 dni, licząc od końca miesiąca, w którym została wykonana dana usługa lub dostarczony został towar. Dopuszczalne jest także wystawienie faktury 30 dni przed tym terminem.

Drugą ważną sprawą, o której trzeba pamiętać podczas wystawiania faktur, jest to, aby zawsze przygotowywać dwa egzemplarze tego dokumentu. Oczywiście w przypadku faktur elektronicznych ma to nieco inne znaczenie, a mianowicie ważne jest to, aby zarówno podmiot wystawiający fakturę, jak i jej odbiorca zachowali ten dokument. Oznacza to, że po wysłaniu faktury nie należy się jej pozbywać, tylko trzeba ją zachować przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Po trzecie należy pamiętać, aby dokładnie sprawdzić wszelkie dane wpisywane na fakturze. Dokument ten jest potwierdzeniem transakcji, co oznacza, że musi on zawierać prawidłowe dane. Jeśli pojawią się w nim jakieś błędy, to można oczywiście przygotować fakturę korygującą, jednak znacznie lepszym rozwiązaniem jest pilnowanie tego, aby wystawiać faktury bez błędów, co z pewnością zaoszczędzi sporo czasu. 

Co powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura i jak wystawić taki dokument?

Faktura to dokument, który jest potwierdzeniem zawartej transakcji, a ponadto po jego wystawianiu powstaje obowiązek podatkowy. Jest to więc bardzo ważny dokument i z tego względu powinien on być w odpowiedni sposób przygotowany. Wystawianie faktur online to proces, który polega na wypełnieniu tego dokumentu odpowiednimi danymi i przesłaniu go do osoby lub firmy, z którą dany podmiot zawarł transakcję. Dzięki zastosowaniu specjalnych programów może być on znacznie łatwiejszy i szybszy, niż miało to miejsce jeszcze jakiś czas temu, w przypadku wystawiania faktur w wersji papierowej. 

To, co ma się znaleźć w fakturze, nie uległo jednak zmianie i zależy w głównej mierze od jej rodzaju. W przypadku standardowej faktury VAT, zgodnie z art. 106e. Ustawy o VAT, dokument ten powinien zawierać m.in. takie elementy jak:

• numer faktury,
• datę wystawienia,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, o ile data ta jest różna od daty wystawienia faktury,
• imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numery NIP,
• nazwę sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,
• ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonywanych usług,
• cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
• kwoty rabatów,
• łączną wartość netto towarów lub wykonanych usług,
• stawki podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów lub usług, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem.

Oczywiście w przypadku wystawiania np. faktury zaliczkowej, końcowej, korygujących i innych tego typu dokumentów ich zawartość może się nieco różnić, a regulacje, które tego dotyczą, znaleźć można w obowiązujących przepisach.