Jak przebiega proces certyfikacji – wszystko, co warto wiedzieć

Certyfikaty systemów zarządzania, wyrobów, produktów czy kompetencji personelu są dziś jednym z najlepszych formalnych dowodów na dążenie firm do najwyższych standardów międzynarodowych wykraczających znacząco poza wymagania ustawowe i próbę zdobycia przewagi konkurencyjnej w sposób zrównoważony, odpowiedzialny i odpowiadający rosnącym wymaganiom konsumentów. Certyfikować można dziś właściwie każdy obszar działalności firmy, przechodząc pozytywnie przez kolejne procesy weryfikacji zgodności jej działań z określonymi wytycznymi danej normy. Jak jednak wygląda przebieg certyfikacji, jak należy się do niego przygotować i jakie korzyści niesie za sobą akredytowana certyfikacja?

Podjęcie decyzji o certyfikacji – jaki certyfikat warto wybrać?

Możliwości certyfikacyjne są obecnie bardzo obszerne i zależnie od branży mogą obejmować różne obszary działalności przedsiębiorstw. Każdy proces certyfikacji, zależenie od wybranej normy będzie przebiegał nieco inaczej, choć kluczowe punkty pozyskania certyfikatu będą do siebie bardzo zbliżone. Szczególnie podobne do siebie będą procesy certyfikacji systemów zarządzania, w tym zarządzania jakością, bezpieczeństwem informacji, zarządzania środowiskowego, zarządzania energią, zarządzania bezpieczeństwem żywności i wielu innych. Wybór właściwego dla firmy certyfikatu powinien opierać się o jej realne potrzeby i możliwości, wyzwania, jakie niesie za sobą wdrażanie nowego systemu zarządzania oraz korzyści, jakie można wynieść z procesu certyfikacji.

Przebieg certyfikacji – akredytowana certyfikacja krok po kroku

Podjęcie decyzji o certyfikacji i wybranie właściwej normy, której założenia mają zostać wdrożone wewnątrz przedsiębiorstwa mogą odbywać się odgórnie, jednak przed przystąpieniem do samego procesu wdrażania i certyfikacji nowych standardów warto przedstawić swoje plany i założenia całej firmie. Jednym z częstszych błędów popełnianych przez firmy jest narzucanie odgórnie konieczności dostosowania się pracowników do zupełnie nowych zasad działania bez uzasadnienia stosowności wprowadzanych zmian czy korzyści, jakie mogą z nich wyniknąć. Podejście takie rodzi negatywne emocje, a te często wpływają na niedopełnienie niektórych wymogów certyfikacyjnych i negatywny wynik końcowego audytu.

Pierwszym krokiem procesu certyfikacji firmy będzie wybranie normy i zrozumienie jej istoty, w tym także podejście do niej jako elementu rozwoju i doskonalenia firmy. W celu tym warto zdobyć fizyczną kopię wybranej normy i zapoznać się dokładnie z jej treścią i wymaganiami – samo zrozumienie sensu normy nie powinno sprawić nikomu większego problemu, a na rynku pojawia się dodatkowo każdego roku wiele nowych publikacji opracowujących dostępne normy i pokazujących sposoby ich wdrażania w organizacji. Warte uwagi są tu także wszelkie szkolenia prowadzone przez akredytowane jednostki certyfikujące takie jak DNV GL[1], które za pomocą podstawowych kursów i warsztatów mogą przybliżyć sens wdrażania danej normy i przygotować firmę na cały proces związany z uzyskaniem certyfikacji. Po zapoznaniu się z normą konieczne będzie jeszcze powołanie specjalnego zespołu, który będzie odpowiedzialny za wszystkie aspekty wdrażania nowej normy, a także opracowanie strategii działania uwzględniającej decyzje i opinie nie tylko zespołu do spraw normy, ale też kierownictwa najwyższego szczebla. Jednym z ważniejszych punktów większości norm ISO jest konieczność zaangażowania kierownictwa w procesy decyzyjne firmy, w tym także decyzje dotyczące wdrażania nowych systemów zarządzania.

Przygotowanie do akredytowanej certyfikacji i wdrażanie nowych standardów

Wdrożenie nowego systemu zarządzania który będzie certyfikowany przez niezależną jednostkę certyfikująca musi być powiązane z prowadzeniem szczegółowej dokumentacji zarówno samego procesu wdrażania nowych standardów, jak i jego efektów i wypracowanych w jego efekcie standardów. Skuteczna strategia dokumentacji powinna zagwarantować przejrzystość całego procesu pracy nad nowym systemem zarządzania, ułatwić zrozumienie konkretnych działań koniecznych w celu wprowadzenia zmian, a także zarejestrować postęp jaki został poczyniony w ramach opracowywania i wdrażania standardów określonych w danej normie. Dokumentacja systemu zarządzania powinna opisywać między innymi politykę i pojedyncze działania przedsiębiorstwa, skupiając się także szczegółowo na poszczególnych procesach wymagających zmian w ramach wprowadzania standardów obowiązującej normy. To na podstawie dokumentacji audytorzy z niezależnej jednostki certyfikującej będą mogli dokonać oceny procesu przygotowania do certyfikacji.

Wdrożenie nowych standardów nie powinno wiązać się z całkowitym zmienieniem strategii i charakteru działania przedsiębiorstwa. To między innymi z tego powodu międzynarodowe normy nie zawierają opisów konkretnych działań, jakie powinny podejmować organizacje do nich certyfikujące, a jedynie wytyczne informujące do jakich standardów należy dążyć. Przed przystąpieniem do wdrażania wymagań normy należy więc przyjrzeć się obecnemu systemowi zarządzania firmą w obszarze istotnym dla wprowadzanej normy, przeprowadzić tzw. analizę luk czyli audyt wewnętrzny pokazujący wszystkie punkty i działania wymagające wdrożenia zmian, a także określić strategiczny kierunek rozwoju firmy dla którego wdrożenie nowej normy będzie ułatwieniem. Należy pamiętać, że główną ideą norm międzynarodowych z rodziny ISO jest dążenie do zrównoważonego rozwoju i ciągłego doskonalenia – wprowadzane zasady nie powinny podkopywać sukcesu organizacji.

Wdrażanie nowego systemu i akredytowana certyfikacja

Faza wdrażania wytycznych wybranej normy to ciągły proces doskonalenia działań wewnętrznych firmy i upewniania się, że możliwe jest wypracowanie powtarzalności gwarantującej ciągłe spełnianie określonych wymogów normy. Cechy te będą sprawdzane i weryfikowane podczas końcowego audytu certyfikującego prowadzonego przez niezależną jednostkę certyfikującą. Należy pamiętać, że certyfikat zgodności z daną normą może być przyznany wyłącznie w sytuacji spełnienia wszystkich wymagań normy i nie wykrycia przez audytorów żadnych obszarów wymagających dalszego doskonalenia i poprawy celem osiągnięcia standardów normy. Warto dodać też, że certyfikaty zgodności z określoną normą nie są przyznawane dożywotnio, a ukończony pozytywnie proces certyfikacji będzie potwierdzany w późniejszych regularnych odstępach czasu kolejnymi audytami kontrolnymi. [2]

Jednym z ostatnich, choć niemniej ważnych etapów procesu certyfikacji organizacji jest wybór odpowiedniej jednostki certyfikującej. Współpraca z nią nie będzie jednorazowa, ponieważ raz przyznany certyfikat musi być regularnie weryfikowany, a sam system zarządzania doskonalony tak, by nieprzerwanie spełniał wymogi wybranej normy. Podstawą wyboru odpowiedniej jednostki powinno być więc przede wszystkim indywidualne podejście do każdego klienta, doświadczenie w akredytowanej certyfikacji zgodności dla wybranej normy oraz jakość samego procesu certyfikacji i certyfikatu, jaką gwarantuje dana jednostka. Po wdrożeniu wszystkich zmian, wybraniu odpowiedniej jednostki certyfikującej, zbadaniu systemu zarządzania pod kątem zgodności z normą podczas audytu wstępnego oraz wprowadzeniu ewentualnych poprawek i udoskonaleń pozwalających na osiągnięcie pełnej zgodności z wybraną normą, organizacja jest gotowa do uruchomienia procesu akredytowanej certyfikacji, przystąpienia do audytu zewnętrznego i uzyskania wysoce cenionego w branży certyfikatu.

[1] https://www.dnvgl.pl/assurance/systemy-zarzadzania/droga-do-certyfikacji.html

[2] https://www.pkn.pl/uslugi/certyfikacja/proces-certyfikacji