Dlaczego warto skorzystać z pomocy profesjonalistów podczas organizacji konferencji?
Organizacja konferencji biznesowej to poważne zadanie, którego lepiej nie powierzać przypadkowej osobie. Jest to wydarzenie, które ma znaczący wpływ na wizerunek firmy, dlatego warto zadbać o to, by wszystko zostało dopięte “na ostatni guzik”.
Aby rzeczywiście tak było, warto rozważyć organizację konferencji w hotelu. Jakie są zalety takiego rozwiązania? Jak korzystanie z pomocy profesjonalistów przekłada się na kosztorys przedsięwzięcia?
Zalety organizacji konferencji w hotelu
Hotele zatrudniające wykwalifikowany personel ds. organizacji eventów biznesowych to gwarancja sukcesu i sprawnego przebiegu imprezy. Osoby te doskonale znają specyfikę swojego miejsca pracy, dlatego też będą doskonale wiedziały, jak zaplanować całość imprezy, by wszystko przebiegło bez zakłóceń. Personel ten doskonale zna innych pracowników hotelu, zatem całość organizacji przebiega tym szybciej.
Konferencje biznesowe to obecnie nie tylko promocja firmy i nawiązywanie znajomości. Coraz częściej stawia się na zorganizowanie atrakcji dodatkowych, dzięki którym wydarzenie zapadnie w pamięci potencjalnych kontrahentów, zachęcając ich do pamiętania o naszej firmie. Hotelowy zespół ds. konferencji będzie doskonale wiedział, jakie formy atrakcji doskonale się sprawdzą na terenie obiektu, a które niekoniecznie będą najlepszym pomysłem.
Jakie są inne plusy takiego rozwiązania? Skorzystanie z możliwości organizacji konferencji w hotelu zapewnia komfortowy nocleg wszystkim tym uczestnikom wydarzenia, którzy przyjechali na nie z daleka i nie mają możliwości powrotu tego samego dnia. Oprócz tego nie jest też konieczne wynajmowanie dodatkowego cateringu – przy hotelach działają restauracje, oferujące naprawdę atrakcyjne menu.
Czy korzystanie z usług hotelu mocno przekłada się na koszty?
Na pewno zorganizowanie konferencji w hotelu będzie znacznie droższe niż wygospodarowanie wolnej sali na terenie firmy, lecz warto. Koszt jest mocno zależny od ilości osób, lokalizacji hotelu. Na przykład w sali konferencyjnej pod Warszawą w Perle Leśnej koszt pobytu za jedną osobę może wynosić już 72 zł za nocleg w przypadku dłuższego pobytu. Inne pakiety są niewiele droższe, np. pakiet weekendowy w cenie 105 zł/noc lub pakiet z wyżywieniem w cenie 115 zł/noc.
Pojawia się jednak pytanie, ile może kosztować pomoc personelu hotelowego w organizacji przedsięwzięcia? Odpowiedź brzmi: usługa ta jest już wliczona w cenę wynajmu sali konferencyjnej, a jeśli hotel oczekuje dodatkowej opłaty, jest to zwyczajna próba oszustwa i znak, że należy iść gdzie indziej.
Wybierając najlepszy hotel, warto robić to z dużym wyprzedzeniem, dlatego że ośrodki świadczące najlepsze oferty mogą mieć bardzo duże obłożenie. Może to doprowadzić do sytuacji, w której w tym samym czasie w jednym hotelu odbywać się będzie kilka konferencji. Aby uniknąć kłopotów z tym związanych, warto dopytać o to, ile osób będzie zaangażowanych w pełnienie funkcji tzw. opiekunów konferencji, tak by wszystko przebiegło bez zakłóceń.
Konferencja biznesowa w hotelu to gwarancja znacznie szybszej organizacji wydarzenia, a wszystko dzięki zapewnieniu sobie kompleksowej usługi, łączącej salę konferencyjną, pełne wyżywienie, a do tego komfortowe miejsca noclegowe.
Jest to idealne rozwiązanie, jeśli firmie zależy na oszczędności czasu i pieniędzy w zamian za imprezę zorganizowaną na doskonałym poziomie. Skorzystanie z pomocy profesjonalistów pomoże uniknąć błędów organizacyjnych, które mogłyby okazać się czasochłonne i kosztowne.