Dlaczego prowadzenie rachunkowości warto zlecić zewnętrznej firmie?

Prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe to jedna z podstawowych zasad prawidłowego funkcjonowania każdej działalności gospodarczej. Choć wydawać by się mogło, że im mniejsza firma, tym mniej skomplikowana rachunkowość, nawet w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej prowadzenie księgowości to prawdziwe wyzwanie, a nawet drobne błędy mogą skutkować ogromnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Każdy przedsiębiorca zakładający działalność ma więc przed sobą nie lada zagadkę – zatrudnić pracownika, który będzie zajmował się rachunkowością firmy, czy raczej postawić na biuro rachunkowe i to im zlecić prowadzenie ksiąg. Choć każde z rozwiązań ma swoje plusy i minusy, dla wielu przedsiębiorców jedynie jedno z rozwiązań wydaje się być dziś słuszne. Dlaczego prowadzenie rachunkowości warto zlecić zewnętrznej firmie?

Wiedza i doświadczenie

Ryzyko nieprawidłowości w księgach to jedna z największych kwestii, jakie należy rozważyć przed zatrudnieniem księgowej lub zleceniu rachunkowości firmie zewnętrznej. Choć nikt nie zarzuca niekompetencji pracownikom księgowości zatrudnionym na etatach, ci z biura rachunkowości mają nad nimi znaczną przewagę doświadczenia. Szansa na pojawienie się drobnych problemów i błędów w przypadku prowadzenia rachunkowości przez jednego pracownika jest większa, niż w przypadku biura, co wynika w dużej mierze z tego, że pracownicy biura są stale na bieżąco z przepisami prawa podatkowego i innymi regulacjami oraz mają zwyczajnie większą wiedzę i doświadczenie dzięki pracy w różnych branżach.

Skupiając się na kwestiach umiejętności i doświadczenia, warto wspomnieć, że podczas prowadzenia własnej firmy mogą zdarzyć się sytuacje, w których potrzebne będzie więcej, niż prowadzenie samych ksiąg. Inne usługi z zakresu rachunkowości i podatków są często poza listą umiejętności zatrudnionego na etat księgowego i będą wymagały konsultacji z osobą z zewnątrz. W biurze sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Ponadto, każda firma musi od czasu do czasu zmierzyć się z koniecznością sprawdzenia sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, uzyskania opinii prawnej, interpretacji podatkowej, czy nawet z kontrolą podatkową. To po raz kolejny wymagałoby zatrudnienia dodatkowej osoby z zewnątrz. Tymczasem biuro rachunkowe, nawet jeśli samo nie zatrudnia wspomnianych osób, z pewnością współpracuje z odpowiednimi specjalistami, których usługi w ramach współpracy będą znacznie tańsze.

Koszty utrzymania

A skoro o finansach mowa, współpraca z biurem rachunkowym to dziś opcja wybierana przede wszystkim ze względu na znacznie niższe koszty utrzymania. Pomijając typowe koszty pracownicze, premie i urlopy, każdemu pracownikowi księgowości zatrudnionemu na etacie warto byłoby zapewnić odpowiednią literaturę podatkowo-finansową, szkolenia i kursy, które pozwoliłyby na bieżąco uzupełniać mu wiedzę z dziedzin rachunkowości. Biuro rachunkowe zajmuje się takimi kwestiami we własnym zakresie, pobierając od firm dla których pracuje opłatę za wykonywane usługi, co oczywiście w rezultacie okazuje się być kwotą znacznie niższą niż w przypadku tradycyjnego etatu.

Wspominane urlopy to dla firm też duży problem – jeśli firma jest mała i zatrudnia jednego księgowego, okres urlopowy będzie dla niej niezwykle ciężki. Trudno jest szukać kogoś na tymczasowe zastępstwo i wprowadzać we wszystkie kwestie księgowe nowego pracownika. Biuro rachunkowe ma z kolei na tylu specjalistów, by w każdej chwili znalazł się ktoś gotowy rozwiązać daną sprawę rachunkową. To ogromna zaleta!

Odpowiedzialność

Pracownik zatrudniony na etacie, w przypadku popełnienia kosztownego dla firmy błędu księgowego, odpowiada za błąd w zakresie trzykrotności pobieranej przez siebie pensji. Niestety, kwota ta nie zawsze stanowi zadowalającą rekompensatę dla firmy. Biuro rachunkowe odpowiada natomiast w pełni za szkody wyrządzone przez swoich pracowników i reprezentantów. Biuro rachunkowe ma obowiązek posiadania polisy OC, która dodatkowo ułatwia roszczenia o odszkodowania  w przypadku jakichkolwiek problemów.

Artykuł powstał we współpracy z Melpe – oprogramowaniem do faktur online.